Ohne neue Kasse droht Lieferdiensten eine leere Kasse. Denn die Kasse ist ein zentraler Punkt für die Einnahmen und das ist auch dem Finanzamt bewusst. Wer als Lieferdienst über kein oder ein veraltetes Kassensystem verfügt, der sollte schnell nachbessern – sonst drohen hohe Steuernachzahlungen. Und für 2019 hat die Finanzbehörde sogar noch drastischere Regeln geplant.

Bis jetzt war die Welt für Unternehmen, die überwiegend Bargeschäfte tätigen, noch weitgehend unkompliziert. Denn Bareinnahmen, die nicht in der Geschäftskasse auftauchten, waren für das Finanzamt nicht existent. Doch das ändert sich schlagartig nach dem 31.12.2016 – denn dann endet diese Übergangsfrist. Das Finanzamt kann Selbstständigen, die ein Handelsgeschäft oder ein Gastronomie- bzw. Lieferservicedienstunternehmen betreiben, noch stärker an die Kasse gehen. Grundlage ist die steuerliche Betriebsprüfung, bei der formale Mängel zu einer empfindlichen Anpassung der steuerlichen Bemessungsgrundlage führen können. Und dazu gehört die Aufführung der Kasseneinnahmen.

Doch damit nicht genug – das Finanzamt kann sogar die Kasse an sich beanstanden und verlangen, dass diese nach den Vorgaben des Finanzamtes umgerüstet werden muss. Oder sogar eine Neuanschaffung fordern, wenn die technische Umrüstung nicht mehr möglich ist.

LIEFERSERVICEBETREIBER MÜSSEN HANDELN

Was man als Unternehmer gegen diese neue Regelungen tun kann? Am besten sofort Initiative ergreifen, denn wer den Forderungen des Finanzamtes nicht nachkommt, bei dem kann die gesamte Buchführung in Frage gestellt werden. Das Finanzamt schätzt dann hypothetisch die Einkünfte im Rahmen einer Schätzung der Besteuerungsgrundlagen. Wer das schon einmal erlebt hat, weiß, dass dies mit empfindlichen Nachzahlungen verbunden sein kann.

Grundlage für die neuen Regelungen über die Kassensysteme, ist die Anpassung der GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme), die steuerliche Regelungen für alle elektronischen Systeme festlegt. Also Systeme, die in irgendeiner Art relevante Daten für die betriebliche Buchführung liefern. Dazu gehören die betriebliche EDV aber auch sogenannte Vor- und Nebensysteme wie elektronische Waagen, Zeiterfassungssysteme oder eben auch die elektronischen Kassensysteme. Die Kassendaten sind bei Unternehmen mit Bargeschäften der Ausgangspunkt für die Berechnung der Umsatzerlöse im Rahmen der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) bei der Bilanzierung oder der Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

WELCHE NEUERUNGEN ERGEBEN SICH AB 2017?

Stichtag für die neuen Änderungen ist der 01.01.2017 – dann gelten für jeden Lieferservice folgende verbindliche Vorgaben:

• Alle Daten in den jeweiligen Registerkassen müssen für das Finanzamt jederzeit lesbar und maschinell auswertbar bereitgestellt werden.

• Jeder Geschäftsvorfall muss einzeln aufgezeichnet sein.

• Es gilt eine Aufbewahrungspflicht für alle elektronischen Kassenaufzeichnungen.

Daraus ergibt sich der Grundsatz, dass wenn ein Gerät die ab 2017 gültigen Anforderungen nicht erfüllen kann, es nicht mehr im Betrieb eingesetzt werden darf. Bis dahin gilt eine Übergangsregelung: Kann die aktuelle Kasse nicht an die geforderten Neuerung angepasst werden, kann das Gerät bis 31.12.2016 weiterverwendet werden.

Achtung! Ist eine Anpassung der Kasse bereits sofort möglich, muss diese schon vor dem 31.12.2016 geschehen – sonst liegt ein Verstoß gegen die formellen Vorschriften zur Kassenführung vor. Für das Finanzamt bedeutet das, dass die Buchführung nicht mehr ordnungsgemäß ist und die Besteuerungsgrundlage geschätzt werden kann.

Insgesamt gelten allgemeinverbindlich folgende Regelungen für alle Gastronomiebetriebe und Lieferserviceunternehmen:

• Es gilt der Grundsatz der Einzelaufzeichnung, das heißt, alle relevanten Daten des Kassensystems, dazu gehören vor allem elektronisch erzeugte Rechnungen und Belege, die unveränderbar abgespeichert und vollständig aufbewahrt werden müssen. Dazu gehören auch Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammänderungsdaten.

• Die gesamte Anzahl an Kasseneinnahmen und –ausgaben muss täglich aufgezeichnet werden.

• Jeder Bon und jede Rechnung muss erfasst werden, sonst stellt dies eine unzulässige Unterdrückung dar.

• Es muss sichergestellt sein, dass alle Daten über einen Zeitraum von zehn Jahren verlustfrei gespeichert werden können.

• Alle Daten müssen jederzeit für das Finanzamt verfügbar sein und immer sofort lesbar gemacht werden können.

Lesen Sie in Teil 2 des Artikels, welche Kassensysteme es gibt und wie diese ab 2017 angepasst werden müssen. Außerdem, welche Änderungen sich ab 2019 ergeben und was man jetzt tun kann, um sich bestmöglich abzusichern.