Online-Bestellsystem wechseln: Checkliste für Gastronomie und Lieferdienste

Der Wechsel des Online-Bestellsystems ist für viele Lieferdienste und Restaurants kein einmaliges Ereignis, sondern ein wiederkehrender Punkt auf der Agenda. Anbieter stellen ihr Produkt ein, Konditionen werden angepasst, ein Bestell-Widget skaliert nicht mehr mit der Filialstruktur oder die Anbindung an die Kasse fehlt. In allen Fällen stehen Betriebe vor denselben Aufgaben: Daten sichern, einen passenden Nachfolger auswählen und den Übergang so planen, dass der laufende Betrieb stabil bleibt. Dieser Beitrag fasst zusammen, was dabei in der Praxis wichtig ist – unabhängig vom konkreten Anbieter.

Welche Daten überhaupt zu sichern sind

Bevor ein neues System ausgesucht wird, lohnt ein nüchterner Blick auf die Daten, die im aktuellen System liegen. Vor allem bei kostenlosen Widget-Lösungen und Plugin-basierten Bestellfunktionen wird die Datenhoheit häufig unterschätzt. Erst beim Wechsel wird sichtbar, was eigentlich exportierbar ist und was nicht. Auf der Sicherungs-Liste stehen typischerweise:

• die Speisekarte inklusive Produkte, Belege, Beschreibungen, Bilder und Preise,
• alle gespeicherten Kundendaten (Namen, E-Mail-Adressen, Lieferadressen),
• die Bestellhistorie für Buchhaltung und Auswertungen,
• bestehende Liefergebiete und Bestellzeiten,
• gespeicherte Marketing-Kampagnen und Gutscheine,
• API-Schlüssel und Verbindungen zu Drittsystemen wie Kasse oder Buchhaltung.

Wichtig ist die Klärung, in welchem Format ein Export möglich ist. CSV, JSON oder reines PDF haben unterschiedlichen Wert für eine spätere Migration. Wer Kundendaten aus DSGVO-Sicht sauber übernehmen will, sollte zusätzlich prüfen, welche Marketing-Einwilligungen dokumentiert sind und wie diese in das neue System überführt werden können.

Sechs Auswahlkriterien für ein neues System

Mit dem Wechsel ergibt sich die Gelegenheit, das eigene Setup grundsätzlich zu überdenken. Statt nach Feature-Listen zu vergleichen, lohnt sich der Blick auf wenige, dafür praxiskritische Kriterien:

• Kostenstruktur: Welche Gebühren fallen pro Bestellung an und welche laufenden Fixkosten entstehen? Eine umsatzabhängige Provision verteuert das Wachstum unmittelbar, eine reine Fixkosten-Logik macht die Kalkulation planbarer.
• Eigentum an Daten: Bei wem liegen die Kundendaten? Wer kann sie für Marketing-Maßnahmen wie Newsletter, Push-Mitteilungen oder Gutschein-Kampagnen nutzen?
• Anbindung an Kasse und Workflow: Lassen sich Bestellungen automatisiert in das vorhandene Kassensystem übertragen oder müssen sie wieder manuell abgetippt werden?
• Eigene Marke: Erscheint der Bestellprozess im Look des Restaurants oder im Branding einer fremden Plattform?
• Standort- und Filial-Logik: Gibt es eine zentrale Verwaltung mehrerer Stores, einheitliche Speisekarten und einen Vergleich der Kennzahlen über alle Standorte?
• Erweiterbarkeit: Ist eine offene API vorhanden, um perspektivisch eigene Tools, Kassen oder BI-Auswertungen anzubinden?

Diese Punkte gehen über reine Feature-Vergleiche hinaus. Sie entscheiden in der Praxis darüber, wie stabil und planbar der Online-Bestellkanal mittelfristig läuft – unabhängig davon, welcher Anbieter eingesetzt wird.

Geordneter Übergang in sechs Schritten

Eine Migration funktioniert am stabilsten, wenn sie nicht parallel zu Saisonspitzen oder größeren Marketingaktionen geplant wird. Bewährt hat sich der folgende Ablauf:

1. Datenexport der Speisekarte, der Kundenliste und – soweit möglich – der Bestellhistorie.
2. Auswahl eines neuen Anbieters auf Basis der oben genannten Kriterien.
3. Aufbau und Konfiguration des neuen Systems inklusive Testbestellungen, Druck- und Kassen-Anbindung.
4. Parallelbetrieb für einige Wochen, damit Stammkunden den Wechsel mitbekommen und das neue System unter realer Last getestet werden kann.
5. Migration der Kommunikationskanäle – Bestelllinks auf der Website, in Google Business Profile, auf Flyern, QR-Codes und Social-Media-Bios.
6. Endgültige Abschaltung des alten Systems erst nach erfolgreichem Übergang, idealerweise mit dokumentiertem Export aller verbleibenden Daten.

Insbesondere Schritt 5 wird in der Praxis regelmäßig unterschätzt. Jeder Bestelllink, der auf das alte System verweist, führt nach dessen Abschaltung ins Leere. Eine kurze Inventur der eigenen Außenkommunikation vor dem Stichtag verhindert, dass Bestellungen verloren gehen.

Typische Stolpersteine

Aus der Praxis lassen sich einige immer wiederkehrende Punkte beobachten, die bei einer Migration zu Problemen führen:

• Fehlende DSGVO-Einwilligungen, die einen direkten Import des Kundenstamms in ein neues Marketing-Tool verhindern.
• Speisekarten-Strukturen, die im alten System anders aufgebaut waren (z. B. Modifier-Logik), sich aber nicht eins zu eins ins neue System übertragen lassen.
• Bestellzeiten und Feiertage, die im alten System eingepflegt waren und nun komplett neu hinterlegt werden müssen.
• Drittanbieter-Schnittstellen wie Kassen, Buchhaltung oder Allergen-Datenbanken, die nicht jeden neuen Anbieter automatisch unterstützen.
• SEO-Verluste, wenn ein vom Anbieter gehosteter Bestell-Sublink (z. B. restaurant.alter-anbieter.de) abgeschaltet und nicht 301-umgeleitet wird.

Diese Punkte sind keine technischen Showstopper, kosten aber Zeit. Wer sie frühzeitig einplant, vermeidet Last-Minute-Aufwand kurz vor dem Stichtag.

Strategischer Mehrwert eines Wechsels

Eine erzwungene Migration ist betriebswirtschaftlich nie willkommen. Sie zwingt jedoch dazu, das eigene Setup auf aktuelle Marktbedingungen zu prüfen – mit gestiegenen Personal- und Energiekosten, schärferer Portalprovision und höheren Erwartungen der Gäste an digitale Bestellprozesse. Wer den Wechsel strategisch plant statt im letzten Moment, schafft sich die Möglichkeit, gezielt auf eine Lösung zu setzen, die zu Sortiment, Standort-Struktur und Wachstumsplänen passt.

ORDERU ist eine in Hamburg entwickelte Lösung, die genau diesen Bereich abdeckt: provisionsfreie Bestellungen über Webshop und App, Anbindung an gängige Kassensysteme, Filial- und Franchise-Verwaltung sowie Auswertungen über alle Stores hinweg im Daten-Hub. Bei einer geplanten Migration kann ORDERU als eine von mehreren Optionen in den Vergleich genommen werden – entscheidend ist unabhängig vom späteren Anbieter, die Datensicherung rechtzeitig anzustoßen und den Übergang nicht erst kurz vor dem Stichtag zu starten.